Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali
Dati: 1 ta’ Lulju 2017 – 31 ta’ Diċembru 2018
Fl-2018, il-Belt Valletta se jkollha t-titolu tal-Kapitali Ewropea tal-Kultura. Il-KEtK se tinkludi l-Gżejjer Maltin kollha, bil-għan li l-impatti jinfirxu madwar it-territorju Malti kollu.
Il-Fondazzjoni Valletta 2018 hija responsabbli għall-implimentazzjoni tal-Programm Kulturali, li se jippermetti l-parteċipazzjoni taċ-ċittadini ta’ Malta u tal-Ewropa u li se jifforma parti integrali u sostenibbli tal-iżvilupp fit-tul soċjali, ekonomiku u kulturali tal-Belt Valletta. Il-Fondazzjoni Valletta 2018 qed tfittex is-servizzi ta’ Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali biex jaħdem mill-qrib mat-tim tal-Avvenimenti Speċjali matul il-perjodu ta’ Lulju tal-2017 sa Diċembru tal-2018 (it-tnejn inklużi).
L-Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali se jkun responsabbli għall-kompiti li ġejjin:
- L-assistenza tat-Tim tal-Avvenimenti Speċjali fil-funzjonijiet tagħhom, partikolarment f’dak li għandu x’jaqsam mal-amministrazzjoni ġenerali u l-ġestjoni tad-dokumentazzjoni baġitarja, inkluż it-tfittxija għal u l-kisba ta’ kwotazzjonijiet, l-ordni ta’ oġġetti skont il-proċeduri ta’ akkwist standard tal-Fondazzjoni; ġestjoni ta’ skedi, l-ordni ta’ provvisti għall-uffiċċju, filing u tmexxija ġenerali tal-uffiċċju;
- It-twettiq ta’ arranġamenti u s-segwitu ta’ laqgħat kif meħtieġ; attendenza ta’ laqgħat, teħid tal-minuti u rappurtar kif meħtieġ minn dan ir-rwol;
- Il-kitba ta’ rapporti u preparamenti ta’ preżentazzjonijiet kif meħtieġ
- Kollazzjoni u kumpilazzjoni ta’ informazzjoni li għandha x’taqsam mal-kontabilità, l-assigurazzjoni u l-proċedura;
- L-assistenza fi kwistjonijiet ta’ amministrazzjoni ġenerali inkluż il-ġestjoni ta’ skedi; il-booking ta’ mistednin għal intervisti, eċċ.;
- Il-ġbir ta’ informazzjoni flimkien ma’ artisti u l-aġġornament tad-dokumentazzjoni kollha meħtieġa;
- Il-ġestjoni ta’ talbiet għall-komunikazzjoni mat-Tim u t-trażmissjoni ta’ komunikazzjoni kif meħtieġ inkluż skrining ta’ telefonati, mistoqsijiet u talbiet;
- L-użu xieraq u l-attenzjoni fejn jidħol tagħmir u materjali;
- Kollazzjoni u segwitu dwar kuntratti u ftehmiet oħra;
- Kollazzjoni u ġbir ta’ informazzjoni li għandha x’taqsam mal-proċedura finanzjarja;
- Koordinazzjoni ma’ bosta partijiet interessati u organizzazzjonijiet esterni varji kif meħtieġ;
- Arranġamenti tal-ivvjaġġar u l-akkomodazzjoni kif meħtieġ;
- L-iżgurar li l-proċeduri kollha marbuta ma’ attivitajiet ġew magħmula b’suċċess fil-ġurnata ta’ qabel l-attività;
- Arranġamenti ma’ parti terzi kif meħtieġ;
- Rappurtar lid-Direttur Artistiku tal-Avvenimenti Speċjali, lid-Direttur Eżekuttiv u/jew liċ-Chairman tal-Fundazzjoni;
- Assistenza fil-preparamenti ta’ rapport u preżentazzjonijiet kif meħtieġ;
- Disponibbiltà għal qadjiet ġenerali kif meħtieġ mit-tim, u mill-proġetti tal-Avvenimenti Speċjali;
- Twettiq ta’ riċerka kif meħtieġ.
L-Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali se jkollu l-esperjenza u l-kwalifiki li ġejjin:
- Ħiliet tal-komunikazzjoni bil-miktub u verbali tajbin;
- Ħiliet tal-kompjuter eċċellenti, partikolarment fl-Excel u l-Word;
- Kapaċità ta’ komunikazzjoni tajba bl-Ingliż u bil-Malti;
- Minimu ta’ livell 5 ta’ Edukazzjoni QEK;
- Fehim u apprezzament tas-setturi tal-arti u l-kultura;
- Liċenzja tas-sewqan u karozza/mezz tat-trasport;
- Esperjenza ta’ ħidma f’ambjent ta’ uffiċċju se titqies bħala vantaġġ.
L-Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali għandu jkollu l-kwalitajiet li ġejjin:
- Ħiliet organizzattivi eċċellenti;
- Ħidma fuq inizjattiva proprja;
- Disponibbli u lest li jaħdem sigħat twal mingħajr superviżjoni diretta;
- Jista’ jaħdem filgħaxijiet u weekends meta jkun meħtieġ;
- Jista’ jkun flessibbli f’termini ta’ disponibbiltà fi żmien qasir;
- Jista’ jaħdem taħt pressjoni;
Din il-kariga hija kuntratt għal servizz fuq bażi definita, jiġifieri freelance inkluż il-VAT.
Min hu interessat għandu jibgħat ittra ta’ applikazzjoni flimkien ma’ kopja tal-Curriculum Vitae fuq [email protected] sa mhux aktar tard mill-Erbgħa 31 ta’ Mejju 2017, nofsinhar.