Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali

Dati: 1 ta’ Lulju 2017 – 31  ta’ Diċembru 2018

Fl-2018, il-Belt Valletta se jkollha t-titolu tal-Kapitali Ewropea tal-Kultura. Il-KEtK se tinkludi l-Gżejjer Maltin kollha, bil-għan li l-impatti jinfirxu madwar it-territorju Malti kollu.

Il-Fondazzjoni Valletta 2018 hija responsabbli għall-implimentazzjoni tal-Programm Kulturali, li se jippermetti l-parteċipazzjoni taċ-ċittadini ta’ Malta u tal-Ewropa u li se jifforma parti integrali u sostenibbli tal-iżvilupp fit-tul soċjali, ekonomiku u kulturali tal-Belt Valletta. Il-Fondazzjoni Valletta 2018 qed tfittex is-servizzi ta’ Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali biex jaħdem mill-qrib mat-tim tal-Avvenimenti Speċjali matul il-perjodu ta’ Lulju tal-2017 sa Diċembru tal-2018 (it-tnejn inklużi).

L-Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali se jkun responsabbli għall-kompiti li ġejjin:

  • L-assistenza tat-Tim tal-Avvenimenti Speċjali fil-funzjonijiet tagħhom, partikolarment f’dak li għandu x’jaqsam mal-amministrazzjoni ġenerali u l-ġestjoni tad-dokumentazzjoni baġitarja, inkluż it-tfittxija għal u l-kisba ta’ kwotazzjonijiet, l-ordni ta’ oġġetti skont il-proċeduri ta’ akkwist standard tal-Fondazzjoni; ġestjoni ta’ skedi, l-ordni ta’ provvisti għall-uffiċċju, filing u tmexxija ġenerali tal-uffiċċju;
  • It-twettiq ta’ arranġamenti u s-segwitu ta’ laqgħat kif meħtieġ; attendenza ta’ laqgħat, teħid tal-minuti u rappurtar kif meħtieġ minn dan ir-rwol;
  • Il-kitba ta’ rapporti u preparamenti ta’ preżentazzjonijiet kif meħtieġ
  • Kollazzjoni u kumpilazzjoni ta’ informazzjoni li għandha x’taqsam mal-kontabilità, l-assigurazzjoni u l-proċedura;
  • L-assistenza fi kwistjonijiet ta’ amministrazzjoni ġenerali inkluż il-ġestjoni ta’ skedi; il-booking ta’ mistednin għal intervisti, eċċ.;
  • Il-ġbir ta’ informazzjoni flimkien ma’ artisti u l-aġġornament tad-dokumentazzjoni kollha meħtieġa;
  • Il-ġestjoni ta’ talbiet għall-komunikazzjoni mat-Tim u t-trażmissjoni ta’ komunikazzjoni kif meħtieġ inkluż skrining ta’ telefonati, mistoqsijiet u talbiet;
  • L-użu xieraq u l-attenzjoni fejn jidħol tagħmir u materjali;
  • Kollazzjoni u segwitu dwar kuntratti u ftehmiet oħra;
  • Kollazzjoni u ġbir ta’ informazzjoni li għandha x’taqsam mal-proċedura finanzjarja;
  • Koordinazzjoni ma’ bosta partijiet interessati u organizzazzjonijiet esterni varji kif meħtieġ;
  • Arranġamenti tal-ivvjaġġar u l-akkomodazzjoni kif meħtieġ;
  • L-iżgurar li l-proċeduri kollha marbuta ma’ attivitajiet ġew magħmula b’suċċess fil-ġurnata ta’ qabel l-attività;
  • Arranġamenti ma’ parti terzi kif meħtieġ;
  • Rappurtar lid-Direttur Artistiku tal-Avvenimenti Speċjali, lid-Direttur Eżekuttiv u/jew liċ-Chairman tal-Fundazzjoni;
  • Assistenza fil-preparamenti ta’ rapport u preżentazzjonijiet kif meħtieġ;
  • Disponibbiltà għal qadjiet ġenerali kif meħtieġ mit-tim, u mill-proġetti tal-Avvenimenti Speċjali;
  • Twettiq ta’ riċerka kif meħtieġ.

L-Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali se jkollu l-esperjenza u l-kwalifiki li ġejjin:

  • Ħiliet tal-komunikazzjoni bil-miktub u verbali tajbin;
  • Ħiliet tal-kompjuter eċċellenti, partikolarment fl-Excel u l-Word;
  • Kapaċità ta’ komunikazzjoni tajba bl-Ingliż u bil-Malti;
  • Minimu ta’ livell 5 ta’ Edukazzjoni QEK;
  • Fehim u apprezzament tas-setturi tal-arti u l-kultura;
  • Liċenzja tas-sewqan u karozza/mezz tat-trasport;
  • Esperjenza ta’ ħidma f’ambjent ta’ uffiċċju se titqies bħala vantaġġ.

L-Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali għandu jkollu l-kwalitajiet li ġejjin:

  • Ħiliet organizzattivi eċċellenti;
  • Ħidma fuq inizjattiva proprja;
  • Disponibbli u lest li jaħdem sigħat twal mingħajr superviżjoni diretta;
  • Jista’ jaħdem filgħaxijiet u weekends meta jkun meħtieġ;
  • Jista’ jkun flessibbli f’termini ta’ disponibbiltà fi żmien qasir;
  • Jista’ jaħdem taħt pressjoni;

Din il-kariga hija kuntratt għal servizz fuq bażi definita, jiġifieri freelance inkluż il-VAT.

Min hu interessat għandu jibgħat ittra ta’ applikazzjoni flimkien ma’ kopja tal-Curriculum Vitae fuq francesca.galea@valletta2018.org sa mhux aktar tard mill-Erbgħa 31 ta’ Mejju 2017, nofsinhar.