Deskrizzjoni tal-impjieg
Fl-2018 il-Belt Valleta ser tingħata titlu ta’ Kapitali Ewropea tal-Kultura. Il-KEK ser jinkludi l-gżejjer Maltin kollha bil-għan li jifrex l-impatti tiegħu mat-territorju Malti kollu.
Il-Fondazzjoni Valletta 2018 hija responsabbli mill-implimentazzjoni tal-Programm Kulturali, li għandu jippermetti l-parteċipazzjoni taċ-ċittadini ta’ Malta u tal-Ewropa u ser jagħmel – fuq medda twila ta’ snin – parti integrali u sostenibbli tal-iżvilupp soċjali, ekonomiku u kulturali tal-Belt Valletta. Il-Fondazzjoni Valletta 2018 qiegħda tfittex is-servizzi professjonali ta’ żewġ Uffiċjali Amministrattivi biex jaħdmu mill-qrib mat-Tims tal-Komunikazzjoni u tar-Riċerkaturi tagħha bejn Settembru 2016 u Diċembru 2018, l-aħħar xahar inkluż.
L-Uffiċjali Amministrattivi ser ikunu responsabbli minn dawn il-kompiti:
– L-għoti ta’ għajnuna lit-Tims fil-qadi tal-funzjonijiet tagħhom, b’mod partikulari fl-amministrazzjoni u fil-ġestjoni tad-dokumentazzjoni baġitarja, inklużi t-tifitx ta’ stimi u tal-ksib tagħhom kif ukoll fl-ordnijiet tal-affarijiet;
– It-tħejjija u fis-segwitu ta’ laqgħat meta jkun meħtieġ;
– L-għoti ta’ għajnuna f’materji ta’ amministrazzjoni ġenerali, inkluż fil-ġestjoni tal-iskedi;
– Il-ħidma fuq il-paragun tal-informazzjoni flimkien ma’ artisti u ma’ akkademiċi u fuq l-aġġornament tad-dokumentazzjoni meħtieġa kollha;
– Il-ġestjoni tat-talbiet għal komunikazzjoni mat-Tims relevanti u t-twassil tal-komunikazzjonijiet skont il-ħtieġa, anke billi jikkontrolla s-sejħiet telefoniċi, il-mistoqsijiet u t-talbiet;
– L-użu xieraq u l-indokrar tat-tagħmir u tal-materjal;
– Il-paragun u s-segwitu ta’ kuntratti u ta’ ftehimiet oħrajn;
– Il-paragun u l-ġbir ta’ informazzjoni relatata mal-kontabbiltà, l-assikurazzjoni u l-proċedura;
– Il-koperazzjoni ma’ bosta partijiet terzi u ma’ diversi organizzazzjonijiet esterni skont il-ħtieġa;
– L-attendenza ta’ laqgħat u tat-tfassil ta’ rapporti dwarhom skont l-esiġenzi tar-rwol,
– It-tfassil ta’ rapporti oħrajn u t-tħejjija ta’ preżentazzjonijiet meħtieġa;
– It-tħejjija ta’ vjaġġi u ta’ arranġamenti tal-akkomodazzjoni skont il-ħtieġa;
– It-tħejjija ta’ arranġamenti ma’ partijiet terzi skont il-ħtieġa;
– L-iżgurar li l-proċeduri kollha relatati mal-avvenimenti jkunu ġew segwiti b’suċċess fil-jum ta’ qabel l-avvenimenti;
– Jirrapporta jekk jintalab dan għand id-Direttur Eżekuttiv u / jew iċ-Ċerman tal-Fondazzjoni;
– Iż-żamma ta’ attenzjoni speċjali fuq il-baġits, il-fluss monetarju u l-projezzjonijiet finanzjarji flimkien mat-Tim tal-Kontabbiltà.
L-Uffiċjali Amministrattivi għandu jkollu dan il-livell ta’ kwalifiki u ta’ esperjenza
– Ħiliet eċċellenti fil-komunikazzjoni verbali u miktuba;
– Ħiliet informatiċi, inklużi l-programm Excel u softwers tal-istatistika;
– Ħila fluwenti fil-komunikazzjoni bl-Ingliż u bil-Malti u idealment b’ilsien Ewropew ieħor;
– Tal-inqas tliet snin esperjenza ta’ xogħol f’uffiċċju f’ritmu bieżel;
– Tal-inqas edukazzjoni ekwivalenti għall-Livell 5 tal-Qafas Ewropew tal-Kwalifiki;
– Fehim u apprezzament tal-arti u tal-qasam artistiku;
– Liċenzja tas-Sewqan u mezz ta’ trasport personali;
– Sens tajjeb ta’ finanza u ħiliet sodi fil-kontabbiltà bażika.
L-Uffiċjali Amministrattivi għandu jkollu dan il-livell ta’ kwalifiki u ta’ esperjenza
– Ħiliet eċċellenti fl-organizzazzjoni;
– Inizjattiva proprja fix-xogħol;
– Disponibbiltà u rieda li jaħdem sigħat twal mingħajr superviżjoni diretta;
– Disponibiltà li jaħdem filgħaxijiet u fi tmiem il-ġimgħa;
– Flessibbiltà fid-disponibiltà professjonali f’każ ta’ preavviż fi żmien qasir;
– Ħila li jaħdem taħt pressjoni.
Kuntratt
Din il-kariga tikkonsisti f’kuntratt ta’ kuntratt ta’ servizz fuq bażi definita.
Applikazzjonijiet
Dawk interessati japplikaw għandhom jibagħtu ittra ta’ applikazzjoni flimkien ma’ Curriculum Vitae fuq [email protected] sa mhux iżjed tard minn nhar it-Tnejn 5 ta’ Settembru, f’nofsinhar.
Fis-suġġett tal-email l-applikanti għandhom jispeċifikaw b’mod ċar li jkunu qed japplikaw għall-kariga ta’ ‘Uffiċjal Amministrattiv’ u jekk ikunux qed ifittxu kariga full-time jew part-time.