Dati tal-kuntratt: 1 ta’ Lulju 2018 – 31 ta’ Diċembru 2018

Din is-sena, il-Belt Valletta għandha t-titlu ta’ Kapitali Ewropea tal-Kultura. Il-Kapitali Ewropea tal-Kultura tinkludi l-Gżejjer Maltin kollha, u għandha l-għan li tolqot it-territorju Malti kollu bix-xogħol tagħha.

Il-Fondazzjoni Valletta 2018 hi responsabbli għall-implimentazzjoni tal-Programm Kulturali, li jagħmilha possibbli għal ċittadini Maltin u Ewropej li jipparteċipaw, u li jifforma parti integrali u sostenibbli mill-iżvilupp ekonomiku u kulturali tal-Belt Valletta.  Il-Fondazzjoni Valletta 2018 qed tfittex is-servizzi ta’ Assistent Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali biex jaħdem qrib it-tim tal-Avvenimenti Speċjali fil-perjodu ta bejn l-1 ta’ Lulju 2018 u l-31 ta’ Diċembru 2018.

Il-Koordinatur ta’ Avvenimenti Speċjali se t/jkun responsabbli għall-kompiti t’hawn taħt, fost l-oħrajn:

  • Għajnuna lit-tim tal-Avvenimenti Speċjali fix-xogħol tagħhom, b’mod speċjali fl-amministrazzjoni u l-immaniġġjar ta’ dokumenti li għandhom x’jaqsmu mal-baġit, inkluż l-ippreparar u l-ġbir ta’ kwotazzjonijiet u l-ordnar ta’ affarijiet skont il-proċeduri ta’ akkwist stabbiliti mill-Fondazzjoni, l-immaniġjar ta’ skedi, l-ordnar ta’ materjal bżonnjuż għall-uffiċju, iffajljar, u t-tmexxija ġenerali tal-uffiċju;
  • Organizzazzjoni u segwitu tal-laqgħat neċessarji, attendenza għal-laqat, teħid ta’ minuti u rapportar skont l-esiġenzi tal-irwol;
  • Kitba ta’ rapporti u preparazzjoni ta’ preżentazzjonijiet neċessarji;
  • Ġbir u kumpilazzjoni ta’ informazzjoni li għandha x’taqsam mal-ikkontjar, assikurazzjoni u proċedura;
  • Għajnuna fl-amministrazzjoni ġenerali inkluż l-immaniġġjar ta’ skedi, l-ibbukjar ta’ mistiedna għal intervisti eċċ.;
  • Ġbir ta’ informazzjoni dwar l-artisti u aġġornar tad-dokumenti neċessarji;
  • Immaniġġjar ta’ talbiet għal komunikazzjoni mat-tim, u komunikazzjoni nkluż telefonati, mistoqsijiet u talbiet;
  • Użu tajjeb u kura ta’ apparat u materjal;
  • Ġbir u ħidma sussegwenti fuq kuntratti u arranġamenti oħra;
  • Ġbir u kumpilazzjoni ta’ informazzjoni relatata ma’ proċeduri finanzjarji;
  • Kollaborazzjoni ma’ diversi partijiet interessati u organizzazzjonijiet esterni skont il-bżonn;
  • Arranġamenti ta’ safar u akkomodazzjoni skont il-bżonn;
  • L-iżgurar li l-proċeduri kollha relatati mal-avvenimenti ġew imħarsa ġurnata qabel kull avveniment;
  • Arranġamenti ma’ terzi persuni skont il-bżonn
  • Rappurtar lid-Direttur Artistiku tal-Avvenimenti Speċjali, id-Direttur Eżekuttiv u/jew iċ-Ċermen tal-Fondazzjoni;
  • Għajnuna fil-preparazzjoni ta’ rapporti u preżentazzjonijiet skont il bżonn;
  • Jagħmel/tagħmel lilu/lilha nnifsu/nnifisha disponibbli għal qadjiet skont il-bżonnijiet tat-tim u tal-proġetti tal-Avvenimenti Speċjali;
  • Twettieq ta’ riċerka skont il-bżonn;
  • Żamm ta’ numru ta’ listi aġġornati u organizzati skont il-bżonnijiet tal-Fondazzjoni.

Il-Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali għandu jkollu l-esperjenza u l-kwalifiki li ġejjin:

  • Ħiliet verbali u komunikattivi tajbin
  • Ħiliet eċċellenti fl-użu tal-kompjuter u l-Microsoft Office (b’mod speċjali Excel u Word)
  • Komunikazzjoni tajba bl-Ingliż u bil-Malti
  • Livell ta’ edukazzjoni minimu ta’ MQF 5
  • Fehma u apprezzament tas-settur tal-arti u l-kultura
  • Liċenzja tas-sewqan u trasport personali
  • Esperjenza ta’ xogħol f’ambjent ta’ uffiċju tiġi kkunsidrata bħala ass

Il-Koordinatur tal-Avvenimenti Speċjali għandu/għandha jkollu/jkollha il-kwalitajiet li ġejjin:

  • Ħiliet organizzattivi eċċellenti
  • Jaħdem/taħdem waħdu/waħedha
  • Disponibbli għal ħinijiet twal ta’ ħidma mingħajr superviżjoni diretta
  • Isegwi/ssegwi l-attivitajiet b’mod eċċellenti
  • Jista’/tista’ jaħdem/taħdem filgħaxijiet u fi tmiem il-ġimgħa fejn ikun hemm bżonn
  • Flessibilità meta jkun hemm sejħa għal xogħol fl-aħħar minuta
  • Kapaċi jaħdem/taħdem taħt pressjoni

Il-kandidat/a magħżul/ha t/jidħol f’kuntratt ta’ servizz (i.e. ‘self-employed’ bil-VAT) mal-Fondazzjoni fuq bażi definita.

Għeluq: 15 ta’ Ġunju 2018

Biex tapplika, ibgħat email fuq [email protected]