Pożizzjoni
Uffiċjal tal-Amministrazzjoni tal-Ipprogrammar
Perjodu tal-Kuntratt
Ġunju 2018 – 31 ta’ Diċembru 2018
Sfond
Matul l-2018, il-Belt Valletta għandha t-titolu ta’ Kapitali Ewropea tal-Kultura. Il-Fondazzjoni Valletta 2018 hija responsabbli mill-implimentazzjoni tal-Programm Kulturali tal-KEtK, li jifforma parti integrali u sostenibbli tal-iżvilupp soċjali, ekonomiku u kulturali fit-tul tal-Belt Valletta.
Il-Fondazzjoni Valletta 2018 qed tfittex is-servizzi ta’ Uffiċjal tal-Amministrazzjoni tal-Ipprogrammar biex j/taħdem mill-qrib mat-tim tal-Ipprogrammar matul il-perjodu ta’ bejn Ġunju tal-2018 sa Diċembru tal-2018.
Deskrizzjoni tax-Xogħol
L-Uffiċjal tal-Amministrazzjoni tal-Ipprogrammar ikun/tkun responsabbli għall-kompiti li ġejjin:
- Assistenza lill-koordinaturi, maniġers tal-proġetti u timijiet tal-produzzjoni fl-abbozzar ta’ emails, preparazzjoni ta’ dokumenti, skanjar u ħażna ta’ dokumenti tal-proġetti, u t-tixrid ta’ informazzjoni relatata mal-Programm Kulturali
- Assistenza lid-dipartiment fil-koordinazzjoni u l-iskedar ta’ laqgħat, meta meħtieġ
- Assistenza lit-Tim tal-Ipprogrammar fil-funzjonijiet tagħhom, partikolarment dawk relatati mal-amministrazzjoni u l-ġestjoni ta’ dokumentazzjoni baġitarja
- Li j/tkun il-persuna ta’ kollegament għal kwistjonijiet li għandhom x’jaqsmu mal-post tax-xogħol, jew mal-Fondazzjoni
- Li j/tkun responsabbli għad-dokumentazzjoni, monitoraġġ u rintraċċar ta’ kuntratti li għandhom x’jaqsmu mad-dipartiment tal-programm
- L-attendenza f’kumitati u laqgħat kif meħtieġ
- Li j/tkun disponibbli f’assistenza lill-koordinaturi biex j/tieħu minuti matul laqgħat, meta meħtieġ
- Il-kitba ta’ rapporti u preparazzjoni ta’ preżentazzjonijiet kif meħtieġ
- Koordinazzjoni ma’ bosta partijiet interessati u diversi organizzazzjonijiet esterni kif meħtieġ
- Assistenza lill-koordinaturi tad-dipartiment u t-timijiet tal-produzzjoni fl-akkwist ta’ servizzi li għandhom x’jaqsmu ma’ proġetti
- Assistenza fl-amministrazzjoni ta’ diversi programmi kulturali
- Rappurtar lid-Direttur Eżekuttiv u/jew iċ-Ċermen tal-Fondazzjoni kull meta meħtieġ
Kwalifiki u Esperjenza
- Fil-pussess ta’ ECDL fil-word processing u spreadsheets
- Fil-pussess ta’ mill-inqas ‘O’ level fl-Ingliż u fil-Malti. Li tkun profiċjenti f’lingwa oħra Ewropea se jitqies bħala benefiċċju.
- Fil-pussess ta’ mill-inqas livell EQF 5 fl-edukazzjoni fil-management, amministrazzjoni jew suġġett relatat
- Ikollu/ikollha minimu ta’ sena esperjenza ta’ ħidma f’ambjent ta’ uffiċċju
- Fehim u apprezzament tal-arti u tas-settur kulturali
- Liċenzja tas-sewqan u trasport proprju huma mixtieqa iżda mhux essenzjali
- Ħiliet bażiċi fl-accounting huma meħtieġa. Livell ordinarju/avvanzat fl-accounting huwa mixtieq.
Kwalitajiet u Ħiliet
- Ħiliet verbali u miktuba tajbin
- Ħiliet organizzattivi eċċellenti
- Ħidma fuq inizjattiva proprja
- Disponibbli u lest/a li j/taħdem sigħat twal mingħajr superviżjoni diretta
- J/tista/ j/taħdem filgħaxijiet u tmiem il-ġimgħa biss meta meħtieġ
- Ikun/tkun flessibbli f’termini ta’ disponibbiltà li j/taħdem fi żmien qasir
- Kapaċi j/taħdem taħt pressjoni
Dettalji tal-Kuntratt u Sigħat tax-Xogħol
Il-kandidat/a magħżul/a se j/tidħol f’Kuntratt Għal Servizz mal-Fondazzjoni Valletta 2018 fuq bażi definita. Il-kandidat/a magħżul/a se j/tkun meħtieġ/a j/taħdem ġimgħa ta’ 30 siegħa flessibbli matul il-perjodu tal-ingaġġ.
Il-kandidat/a magħżul/a għandu/għandha jkollu/jkollha numru tal-VAT u għandu/għandha j/tissottometti fattura (invoice) fiskali dettaljata għal skopijiet ta’ ħlas.
Termini u Kundizzjonijiet
Kandidati prospettivi għandhom jibgħatu l-formola tal-applikazzjoni tagħhom u CV dettaljata permezz ta’ email lil [email protected] sa mhux aktar tard minn nhar it-Tnejn 28 ta’ Mejju f’nofsinhar (12:00).
Kandidati preselezzjonati se jkunu meħtieġa jattendu intervista fil-Fondazzjoni Valletta 2018 fil-31 ta’ Mejju jew l-1 ta’ Ġunju fil-ħinijiet tal-uffiċċju.